L’application Notion est un outil de gestion de projet gratuit. Découvrez comment l’utiliser et obtenez des templates en français dans ce guide complet.

L’impensable, l’inconcevable, l’inimaginable s’est produit.

Un autre programme que OneNote m’aide désormais à gérer mes projets.

Depuis le début de l’année, je teste l’application Notion et le verdict est sans appel : je ne reviendrai plus en arrière 😱

Si vous souhaitez découvrir mon nouveau bras droit, cet article vous propose une revue complète + des templates gratuits pour commencer à utiliser Notion facilement.

Le guide complet sur l'appli Notion + des templates à télécharger gratuitement pour gérer ses projets Cliquez pour tweeter

Notion : le meilleur outil de gestion de projet gratuit ?

Notion, qu’est-ce que c’est ?

Notion est une application pour s’organiser et gérer ses projets.

En cela, elle est similaire à Evernote, Onenote, Asana, Trello ou Airtable.

A ce propos : Comment gérer ses projets avec les applications Evernote et Onenote

Personnellement, j’ai toujours préféré OneNote aux concurrents pour ses couleurs et pour la possibilité de créer des intercalaires.

Le programme de Microsoft m’a accompagnée pendant près de dix ans : depuis mon master, en m’aidant à organiser mon mémoire, jusqu’à ma vie professionnelle. Je l’utilise au quotidien, notamment pour gérer mon budget ou mes fiches de lectures.

Cependant, elle n’a pas beaucoup évolué. Au contraire, je suis désormais sur un Mac et l’application n’est pas aussi performante que sur Windows.

Par ailleurs, j’ai récemment acheté le programme Scrivener qui lui ressemble beaucoup. Bien qu’il se consacre à l’écriture, je pensais réussir à l’utiliser dans d’autres domaines. Toutefois, cela s’est révélé insatisfaisant.

Même si je n’avais pas envie de transférer mes données, j’ai fini par me résoudre à télécharger Notion.

Il faut dire que mes fiches de lecture et mes classeurs s’accumulaient de telle manière que je perdais en clarté et en motivation.

Pourquoi utiliser l’application Notion ?

Notion possède de nombreux avantages en termes de capacités comme sur le plan du design et de l’expérience utilisateur.

J’aime en particulier :

• La clarté : j’ai l’impression d’une bouffée d’air frais parmi mes informations collectées.

• La simplicité : Notion fonctionne par un système de blocs et de drag & drop. On sélectionne ces blocs de texte, d’image, de tableaux et on les déplace où l’on veut. Si vous connaissez WordPress, cela ressemble beaucoup à Gutenberg pour rédiger les articles.

• L’aspect visuel avec les emojis, les covers, le graphisme – mes fiches n’ont jamais été aussi jolies ! Ce n’est pas aussi interactif qu’un cahier numérique, mais le point suivant compense.
  A ce sujet : Le guide complet sur les cahiers numériques (digital planners)

• L’accessibilité : Notion est disponible gratuitement sur tous les supports (smartphone, tablette, ordinateur) d’Apple, Windows ou d’Android

• Les formules : mon utilisation reste basique, mais je me sers de formules qui calculent automatiquement mon budget et c’est absolument génial !

Jusqu’ici, je ne trouve que trois défauts à Notion :

• La langue : l’application n’est disponible qu’en anglais ou en coréen pour le moment

• La répétitions des tâches : il n’est pas encore possible de créer des tâches récurrentes

• La personnalisation : elle peut paraitre limitée ou tellement libre qu’elle effraie. En effet, en utilisant les principes de base, certains choix sont restreints comme les polices d’écriture. Toutefois, il est possible de les personnaliser en modifiant le code. A partir de là, tout devient possible. Personnellement, je préfère ne pas m’aventurer dans ces détails qui, à mon avis, ne font que compliquer les choses et s’avèrent contre-productifs.

Par exemple : c’est très joli de créer des barres de progression, cependant je perdrais plus de temps à apprendre comment les réaliser qu’à utiliser un simple tag.

Par où commencer avec l’app Notion ?

Comment télécharger Notion

L’application Notion se télécharge gratuitement sur :

• Windows et Mac
• Android et iOS

En créant un compte, vous pourrez accéder à vos fiches en ligne sur le site Notion.so.

Pour sauvegarder des informations collectées sur le net, vous pouvez également télécharger l’extension Notion Web Clipper sur Google Chrome.

Comment passer d’un autre outil de gestion de projet à Notion

Cette liste évoluera encore peut-être, néanmoins Notion permet déjà d’importer ses données à partir de nombreux logiciels et outils :

• Evernote
• Trello
• Asana
• Google Doc
• Word
• Dropbox paper
• Confluence
• Quip
• Worflowy

Il est aussi possible d’importer des documents TXT, CSV ou HTML. 

Pour y parvenir, il suffit de cliquer sur Import en bas à gauche ou en cliquant d’abord sur les … sur la barre du haut puis, sélectionner Import.

A vrai dire, cette fonction a été décevante pour moi. J’ai essayé d’effectuer un import du Kit Organisation Maison sur Evernote vers Notion sans grand succès. La plupart des notes n’ont pas migré.

Il semblerait que ce soit à cause des tableaux vides, mais j’ai préféré tout reprendre pour être pleinement satisfaite.

Comment personnaliser votre Notion ?

Sur Notion, pratiquement tout est personnalisable.

Les paramètres

Dans la barre de gauche, vous pouvez paramétrer votre Notion en cliquant sur Settings & Members.

Vous pouvez :

• Ajouter une photo, modifier votre nom
• Personnaliser vos notifications
• Synchroniser vos différentes applications (Google Drive, Evernote, Asana…)
• Choisir la langue (elle ne comprend que l’anglais et le coréen pour le moment). Activez bien l’option Start week on Monday si vous souhaitez que vos calendriers commencent le lundi 
• Changer le fond blanc en un fond noir
• Ajouter d’autres membres et personnaliser la sécurité, mais ces options sont payantes

Les covers

Vous pouvez personnaliser les « couvertures » (cover) – la bande colorée supérieure – en la survolant avec votre curseur.

Vous avez le choix entre des couleurs, des photos, des tableaux, une banque d’image libre (Unsplash), une image à vous ou du net en copiant son URL.

L’écriture

A mon sens, les emojis font le charme de Notion. Néanmoins, vous pouvez les supprimer ou préférer une image de votre choix simplement en cliquant dessus.

Les polices sont aussi modifiables, mais de manière limitée. De même, il existe un certain choix de couleurs prédéfinies.

Toutefois, comme nous l’avons évoqué précédemment, vous pouvez les personnaliser en modifiant le code avec un niveau avancé.

Pour modifier les polices, vous devez cliquer sur les … en haut de l’écran et choisir parmi les 3 options disponibles.  

Sous le choix des polices, vous avez également la possibilité de réduire la taille du texte en activant l’option Small text ou d’élargir la vue sur tout l’écran en activant Full width.

Dans ce menu, vous pouvez aussi :

• Verrouiller la page
• L’ajouter dans vos Favoris, ce qui la placera en haut dans la barre de gauche
• Vérifier l’historique des modifications et annuler des actions, si nécessaire
• Supprimer ou déplacer la page
• Importer ou exporter des documents. L’export est très pratique, vous pouvez notamment sauvegarder une page au format PDF, si vous souhaitez l’imprimer.

Les couleurs se modifient grâce à un clic droit et en cherchant Color, la dernière option de la liste.

Psst… Cet aperçu provient du Kit Organisation Maison sur Notion

Les databases

Notion offre la possibilité de créer des bases de données (databases) sous forme de tableaux également personnalisables.

Je trouve prodigieux de changer les vues d’un tableau selon les propriétés choisies, de filtrer les résultats et de trier l’ordre d’affichage.

Astuces pratiques pour utiliser l’api Notion

Les raccourcis

Notion fonctionne rapidement grâce à de nombreux raccourcis. Voici les plus utiles :

• Taper sur le / pour ajouter un nouveau bloc (de texte, un tableau, une image, etc.)
• Cmd ou Ctrl + N pour ajouter une nouvelle page
• Cmd ou Ctrl + D pour dupliquer une page ou un bloc
• @ pour créer un lien, notamment pour renvoyer à une autre page   

Vous trouverez ici la liste complète des raccourcis proposés par Notion.

Comment utiliser les templates

Si vous craignez de vous lancer sans repères, Notion met à disposition des templates gratuits sur le site ou directement sur l’application, en bas de la barre de gauche.

Ce sont des pages qui vous montreront différents exemples d’utilisation de Notion.  Vous pouvez les dupliquer en cliquant sur Duplicate sur la barre du haut et les utiliser comme bon vous semble.

Cependant, elles sont en anglais.

Si vous désirez tester Notion en français, je vous propose 3 templates pour gérer votre vie professionnelle (ou étudiante).

Vous obtiendrez :

• Une fiche de recherche d’emploi
• Un répertoire des contacts de ses clients
• Une fiche pour gérer son budget – y compris calculer ses revenus avant / après abattement des taxes !

Comment partager ses notes

Si vous ne souhaitez pas opter pour la version payante afin de synchroniser vos informations avec vos proches ou vos collègues, vous pouvez tout de même partager vos notes.

• Il suffit de choisir la page à partager et de cliquer sur Share sur la barre du haut
• Ensuite, vous pouvez obtenir un lien URL que vous enverrez ou ajouter l’e-mail de la personne
• Enfin, vous devrez choisir les autorisations que vous lui accordez : cette personne peut seulement lire la page, la modifier, la commenter ou avoir un accès total 

Comme Notion est également accessible sur internet, je déconseille de partager ou d’y noter des informations sensibles ainsi que des données personnelles.

La version Entreprise permet de mieux contrôler les paramètres de sécurité, mais pas la version gratuite.

Vous savez maintenant tout ce qu’il faut savoir pour commencer à utiliser ce fabuleux logiciel.

S’agit-il du meilleur outil de gestion de projet ?

Pour mes goûts et mes besoins, oui. J’en suis ravie ! Peut-être les vôtres seront différents. Néanmoins, il vaut la peine d’être essayé.

Connaissiez-vous Notion ? Allez-vous l’essayer ?