12 astuces pour améliorer sa gestion du temps et des priorités efficacement. Apprenez comment planifier votre organisation personnelle, quels outils, apps choisir et plus !

Il y a quelques temps, j’ai proposé à mes abonné-e-s de répondre une Foire Aux Questions sur l’organisation personnelle, la gestion du temps et des priorités et plus généralement, comment s’organiser efficacement. Voici mes réponses à toutes leurs questions !

12 astuces pour améliorer sa gestion du temps et des priorités (la FAQ !)

Quelle est la différence entre organiser et planifier ?

Christophe

Organiser est, pour moi, l’étape précédant la planification. C’est la réflexion durant laquelle on va chercher quoi faire et pourquoi. On va clarifier ses désirs, ses impératifs et ses objectifs. Le but étant de mettre au point un plan, une stratégie.

Tandis que planifier revient à décider où, quand et comment appliquer son plan. Il s’agit de déterminer les circonstances à prendre en compte avant de passer à l’action.

Quel planner choisir ? Est-ce un type d’organisation fait pour tout le monde ?

Marie-Aimée

Non, le planner n’est pas fait pour tout le monde ! Chaque support ne s’adapte pas forcément aux besoins de tous ni à la situation dans laquelle on se trouve. Exemple : un étudiant se servira d’un agenda mais, une fois dans la vie active, celui-ci peut ne plus lui convenir.

Dans ma bibliothèque privée, j’ai inclus une partie du questionnaire de mon livre S’organiser simplement pour déterminer quel support est le plus adapté à nos besoins.

Pssst ! S’organiser simplement est désormais disponible en livre sur Amazon !

Il faut d’abord considérer ses impératifs : que doit-on noter ? Des rendez-vous, des projets détaillés nécessitant de la place ?

Réfléchissez aux circonstances dans lesquelles vous devrez l’utiliser : où, quand, comment et avec qui ? Devrez-vous le transporter souvent ? synchroniser vos délais ?

On prendra également en compte ses goûts pour être sûr de continuer à l’utiliser. Un planner de type Filofax sera plus pratique pour ajouter / retirer des feuilles. D’autres préfèreront la liberté et la simplicité d’un bullet journal. Il faut aussi considérer le transport.

Le support est un outil. Il doit donc se soumettre à nos besoins comme à nos envies et non le contraire. Il n’y a qu’en testant et en le confrontant aux contraintes quotidiennes qu’on se rendra compte s’il est adapté.

Je cherche un logiciel pour carnet d’adresses mais je n’en trouve pas de performants sur ce sujet.

Julie

Personnellement, j’utilise le carnet d’adresse de Google qui se synchronise automatiquement sur mon ordinateur.

Autrement, Simpler : contacts & composeur me semble faire l’affaire. Il est disponible sur Google Play et sur Itunes. Il existe aussi Fullcontact pour renseigner toutes les données de chaque personne.

Quels outils pour quels usages ?

Christophe

Sur papier :

• Le calendrier
• L’agenda
• L’organiseur / planner
• L’emploi du temps
• Le bullet journal

Les outils digitaux :

• Les applications de prise de note (Evernote et Onenote)
• Les applications de to-do list (Trello, Asana, Wunderlist, Todoist, etc.)

Il existe aussi des versions digitales d’outils papiers comme les applications d’agenda ou les planners digitaux.

Les usages qu’on en fait sont différents selon ses besoins. Voir ci-dessus comment déterminer quel support nous convient.

Comment ne plus s’éparpiller ?

Hélène

Tout l’enjeu est de faciliter la prise de notes. On pourra ainsi développer sa confiance en sa liste pour dépendre d’elle.

Il faut essayer d’avoir de quoi écrire à portée de main (des post-its, un tableau dans la cuisine ou simplement son téléphone). Ensuite, on reportera les idées pour les rassembler dans sa liste de choses à faire ou dans son support.

Une corbeille à courrier sera utile pour s’habituer à réunir ses divers mémos au même endroit. Chaque soir, par exemple, on effectuera un tri pour décider si ces tâches doivent être inscrites sur sa liste ou non. En limitant les supports et les lieux de collecte on évite ainsi de s’éparpiller et de laisser passer ses idées.

Quelles sont les méthodes d’organisation personnelle ?

Christophe

Je fais la différence entre méthodes (processus global) et techniques (astuces pratiques).

A ma connaissance, il existe :

• La méthode GTD de David Allen
• La méthode ZTD, adaptée de la précédente, de Leo Babauta
• La méthode de Stephen Covey, basée sur la matrice d’Eisenhower
• La méthode RPM de Tony Robbins
• Le bullet journal de Ryder Caroll
• La méthode Eat that frog ! de Brian Tracy, expliquée plus loin
• La méthode Kaizen qui consiste à avancer petit à petit

On peut également considérer :

• La méthode 80/20 basée sur le principe de Pareto
• Les sprints, adaptés de la méthode Scrum
• Le flow de Mihaly Csikszentmihalyi

Par où commencer ?

Nathalie

Je conseille toujours de commencer par écrire tout ce qu’on doit faire afin de gagner en clarté. Ensuite, pour choisir par quelle tâche commencer, on va privilégier :

• Les tâches les plus rapides (méthode GTD), c’est plus gratifiant d’effectuer plusieurs choses en peu de temps
• La tâche la plus difficile (méthode Eat that frog !), on en sera débarrassé
• La tâche ayant le plus d’impact (méthode 80/20), on obtiendra des résultats plus vite
• La tâche la plus plaisante, plus facile pour se motiver
• La première chose qui vient à l’esprit ou qu’on a devant soi, on passera moins de temps à réfléchir et on se lancera plus vite

Moi, le problème que j’ai régulièrement, c’est des to-do lists immenses ! Pour le mois ou même la semaine. Du coup je me sens débordée avant même d’avoir commencé… Et en général je n’ai jamais tout fait à la fin de la semaine ou du mois, donc je suis déçue.

Juliette

Pour éviter les listes de choses à faire qui n’en finissent plus, je décompose selon des thèmes ou des lieux. Cf mon kit d’organisation thématique dans la bibliothèque privée.

En plus d’être plus accessibles, les listes thématiques garantissent l’équilibre puisqu’on évite de se concentrer sur un seul domaine.

Par ailleurs, il est impossible d’estimer correctement la durée que prendra une tâche. Cela s’appelle l’illusion de la planification. Il existe aussi la loi de Parkinson selon laquelle : plus on a de temps pour effectuer quelque chose, plus on en mettra pour la réaliser.

Autant dire que tout ce qui est temporel est extrêmement compliqué donc, rien que pour ça, on va moins culpabiliser !

Ensuite, on essaiera de choisir la tâche la plus importante dans sa liste. Chaque semaine ou chaque mois, déterminez une action à accomplir pour ne pas être déçu. Définissez quelle tâche importante vous soulagera le plus, ce sera celle pour laquelle vous vous direz : « Au moins, j’ai fait ça ! ».

J’aimerais savoir quand commencer les révisions pour le brevet que je passe en fin d’année et quelle est la meilleure méthode pour apprendre et retenir.

Christelle

Quelle organisation vous conseilleriez à une lycéenne ?

Shehrazade

Je conseille toujours OneNote ou Evernote aux étudiants car ce type d’application m’a énormément facilité mes études.

Pour les révisions, mieux vaut s’y mettre dès que possible. On avancera ainsi petit à petit sans avoir une charge trop importante à la fin de l’année. Vous pouvez, par exemple, faire des fiches au fil de chaque leçon. Dès que vous commencerez la période des révisions, vous n’aurez plus qu’à les rassembler et à faire des fiches de fiches.

Ensuite, la meilleure méthode pour apprendre et retenir est la technique Pomodoro d’après le MOOC Learning How To Learn de l’Université de Californie.

On alterne les phases de travail de 25 minutes et les pauses de 5 minutes. Il est possible d’enchainer deux à trois sessions puis, de faire une pause plus importante de 15 minutes.

On se concentre plus rapidement et plus intensément car la durée requise semble moins difficile à aborder. Par ailleurs, les pauses régulières permettent au cerveau d’effectuer les connexions nécessaires pour l’apprentissage.

Profitez-en pour bouger, allez vous promener, faites du sport, des étirements. Prenez également soin de votre sommeil ! Toutes ces astuces sont importantes pour garantir le fonctionnement optimal du cerveau.

Il est aussi important d’éviter toute distraction : mettez vos téléphones en mode avion pour ne pas vous retrouver sur les réseaux sociaux !

Enfin, s’interroger est ce qu’il y a de plus efficace pour faire travailler sa mémoire. Posez-vous des questions avec des cartes, une application ou un camarade !

Comment faire pour avoir une bonne organisation, ne pas avoir à tout faire le weekend, et comment s’y tenir, surtout sur le long terme ?

Françoise

Comment faites-vous pour garder la motivation et la rigueur de routine et d’organisation ? Avez-vous des astuces ?

Agnès

Il faut garder en tête son pourquoi afin de rester motivé. Ses raisons doivent être claires et suffisamment fortes.

Cependant, il n’est pas nécessaire de chercher bien loin : si votre but est d’avoir plus de temps libre le weekend, pensez-y durant la semaine afin de vous motiver à agir sur le moment. La motivation devient : je le fais maintenant pour ne pas avoir à le faire plus tard.

Ce qui me motive le plus souvent est d’agir pour ne pas culpabiliser ensuite ou pour pouvoir rayer la tâche de ma liste !

Selon les tâches ou les projets, il convient aussi de s’inspirer régulièrement. Cherchez ce qui va éveiller votre motivation : des modèles à imiter, des partenaires à qui rendre des comptes, un tableau d’inspiration, etc.

La motivation se construit petit à petit. Il y a cinq ans, j’aurais renoncé à ma séance de sport au moindre imprévu. Aujourd’hui, ce n’est plus le cas parce que ma force de volonté s’est aussi développée.

Lisez mon étude de cas sur comment atteindre un objectif en un an pour davantage de stratégies.

Si c’est problème fréquent : faites une check-list de toutes les techniques à utiliser en cas de démotivation. Vous n’aurez plus qu’à piocher parmi les différentes solutions qui s’offrent à vous !

Comment faire participer toute la maisonnée ?

Stéphanie

Pour commencer, on doit fixer des objectifs communs. C’est valable autant à la maison qu’au travail comme pour tout projet de groupe. Avec les autres, il faut s’efforcer d’être clair sur :

• ce qu’on veut
• comment on le veut
• expliquer comment l’obtenir

Cela évitera les malentendus et de repasser derrière si c’est mal fait.

Évitez d’imposer quelque chose, cela engendre automatiquement de la résistance. Mieux vaut montrer les avantages, notamment aux enfants, puisque ça n’est pas évident pour eux. Si leur seule motivation est un ordre voire la peur d’une punition, ils n’y verront jamais l’intérêt.

En revanche, si vous leur montrez que c’est plus agréable de vivre dans un espace ordonné, cela aura plus de sens. N’hésitez pas à expliquer que vous n’avez pas l’énergie de ranger derrière eux et qu’ils vous aideraient beaucoup s’ils le faisaient eux-mêmes. Faire plaisir à quelqu’un qu’on aime est plus motivant que d’échapper à une réprimande !

Appréciez leurs efforts : leur force de volonté se construit, ils apprennent. Chaque tentative est un pas vers plus de maitrise.

Avec les adultes, négociez, soyez diplomate et cherchez la meilleure solution pour tout le monde.

Vous pouvez aussi transformer la difficulté en prenant le problème à l’envers. Remplacez la corvée en bonne expérience, cela sera surtout bénéfique pour les enfants qui ne grandiront plus en voyant le rangement comme pénible. Comme dirait Mary Poppins : « Dans chaque travail, il y a un élément au fond qui fait que l’on s’adapte ! »

Enfin, les astuces de Marie-Véro, mère de cinq enfants, vous apporteront d’autres pistes.

Comment évaluer ses progrès ?

Christophe

L’étape fondamentale pour évaluer ses progrès est d’effectuer des revues régulières. Si possible chaque semaine. On peut aussi en envisager chaque mois, chaque trimestre, chaque année, etc.

On va examiner :

• ce qu’on a fait
• ce qu’on a reporté
• ce qui est en attente
• ce qu’on a annulé

On cherche ensuite ce qui a marché ou pas, on évalue si ses objectifs sont toujours d’actualité, si on ne doit pas se repositionner et changer de stratégie. On va également se demander ce qu’on aurait pu mieux faire et comment s’améliorer à l’avenir.

Pour aller plus loin, j’ai intégré un questionnaire afin d’effectuer une bonne revue dans la nouvelle édition de S’organiser simplement.

Toutes les questions abordées ci-dessus trouvent également leurs réponses détaillées dans l’ebook comment dans le livre !

Quelles astuces avez-vous trouvé utile ? Quelles sont les vôtres pour améliorer votre gestion du temps ? 

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