Ma méthode d’organisation personnelle pour planifier la gestion du temps et des priorités au quotidien. Mes techniques, mes outils et mes astuces pour être efficace, en vidéo animée !

Après s’être inscrits, les abonnés à mes courriers et à ma bibliothèque privée reçoivent mes meilleures astuces pour mieux s’organiser. J’ai créé cette série d’e-mails afin de répondre aux questions qui me sont le plus souvent posées.

L’un des premiers répond à la question : « par où commencer quand on veut bien s’organiser ? » car c’est la plus récurrente. Toutefois, certaines personnes ont toujours du mal à se lancer. Alors, j’ai décidé de partager ma méthode d’organisation mêlant plusieurs techniques déjà expliquées précédemment.

Si vous souhaitez aller plus rapidement, toutes mes astuces sont rassemblées dans S’organiser simplement, ma méthode d’organisation holistique, disponible en ebook et maintenant en livre !

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Ma méthode d’organisation personnelle expliquée en vidéo animée !

Il s’agit de ma méthode d’organisation personnelle mise au point après un tas d’essais. C’est celle qui s’adapte le plus à mon quotidien et à mes goûts. Ce n’est en aucun cas la meilleure méthode à adopter. En effet, elle pourrait très bien ne pas vous convenir. Elle n’est pas fixe non plus : de la même manière que le quotidien évolue, mon organisation aussi.

Toujours dans une optique de simplification, j’ai voulu illustrer ces principes avec une vidéo. Vous trouverez ci-dessous les explications pas à pas.

Si la méthode vous plait, j’ai également préparé un nouveau kit de printables pour l’appliquer facilement !

Ma méthode d’organisation personnelle

• Ecrire toutes les choses à faire

Imaginez recevoir des alertes sans arrêt sur votre téléphone, de manière complètement aléatoire. C’est rapidement irritant voire épuisant.

Le cerveau fonctionne plus ou moins de la même manière. En écrivant tout ce qui nous passe par la tête, il n’aura plus à nous rappeler de telle ou telle tâche, parfois au mauvais moment, créant un sentiment de surmenage.

Le but est de se vider complètement l’esprit : des médicaments à aller chercher à la pharmacie aux photos de vacances à imprimer. Il n’y a pas de priorités, de temporalité ou de jugement pour l’instant. On transfert ses pensées et ses idées sur quelque chose de concret.

• Accomplir ce qui prend deux à cinq minutes

En se débarrassant des tâches simples et rapides, on se met dans l’action. En plus d’éliminer facilement du stress, cela permet de se lancer et de se donner du courage pour les tâches plus importantes.

Il ne faut pas sous-estimer la fierté que l’on peut obtenir en effectuant des choses basiques. C’est un puissant moteur pour agir dans la durée et déculpabiliser.

Cette technique fait partie de la méthode GTD présentée et simplifiée avec une autre vidéo !

• Ajouter les tâches à date butoir à son calendrier, son agenda ou à un future log

On continue de réduire sa liste de choses à faire avec les tâches temporelles cette fois-ci. Tous les éléments devant être préparés ou effectués avant une certaine date doivent être inscrits dans un calendrier.

Peu importe le support que vous utilisez, il convient toujours d’avoir un système permettant de se rendre compte des échéances à venir en un coup d’oeil.

Pour en savoir plus sur le future log, découvrez mon article sur le bullet journal.

• Répartir les autres tâches selon un domaine ou un thème

C’est ma dernière technique mise en place grâce au Level 10 Life du Miracle Morning.

Rassembler les tâches à partir de thèmes permet de gérer plus facilement l’équilibre entre les différents domaines du quotidien. Ainsi, on se rend compte plus rapidement lorsqu’on se concentre davantage sur son travail que sur sa vie de famille, par exemple.

Dans mon kit d’organisation thématique, je vous ai préparé des checklists pour les domaines les plus communément importants. J’en ai sélectionné 20 mais, vous pourriez en avoir d’autres.

Précisions : dans la liste A faire, j’inscrits les choses générales et rapides : courses, e-mails ou appels à faire. Si vous en avez beaucoup, n’hésitez pas à consacrer une liste pour chacun de ces thèmes. Par ailleurs, les Projets sont des tâches non-urgentes, nécessitant plusieurs actions comme vendre ses livres, lire les magazines en retard.

Ces étapes ont permis d’organiser sa liste de choses à faire. Désormais, nous allons comprendre comment s’organiser au quotidien.

• Chaque mois, vérifier son calendrier

Tous les mois, je prends une nouvelle feuille et je commence par vérifier mon future log – c’est aussi valable pour l’agenda ou le calendrier. Je m’assure ainsi de ne pas oublier les échéances à venir.

Il est important de tout rassembler au même endroit. Si vous vous servez d’un agenda pour le travail et d’un calendrier à la maison, il est préférable de noter les tâches à dates butoir sur les deux.

• Rapporter les anniversaires

De même, on inscrit les dates importantes : anniversaires et autres événements.

• Ajouter les tâches importantes

Il s’agit des tâches qui viennent au fur et à mesure et que l’on ne prend pas forcément la peine de noter. Ces tâches peuvent ne pas être urgentes mais, elles doivent forcément être accomplies.

Je les mets en valeur dans une section spéciale mais, elles peuvent être spécifiées par une couleur différente ou un bullet distinct.

• Se fixer un ou deux objectifs par domaine

Là, je prends mes listes thématiques et je choisis les objectifs que je souhaite accomplir dans chaque domaine.

J’ai tendance à viser trop haut et inscrire plus que possible. Néanmoins, selon le thème en question, le temps demandé varie énormément.

• Réduire les objectifs en tâches simples

Pour ne pas céder à la procrastination, il faut simplifier. On prend l’objectif et on le déconstruit au maximum. Il devient moins effrayant et beaucoup plus surmontable.

Demandez-vous quelle est la prochaine action à mener. Une tâche correcte se limite à une seule et unique action.

• Trier ses priorités

Maintenant que l’on a toutes les choses à effectuer durant le mois, il faut trier ses priorités. Cela va nous permettre de savoir par où commencer et d’éviter de perdre du temps.

Pour ce faire, on peut se servir de la matrice d’Eisenhower expliquée et illustrée ici.

• Chaque semaine, déterminer quelles tâches accomplir

A partir de ma liste de choses à faire mensuelle, je note quelles tâches accomplir dès la semaine à venir. J’aime faire ce travail le dimanche soir mais, vous pouvez aussi le faire le vendredi avant de quitter le travail. En revanche, je déconseille de le faire le lundi matin car il vaut mieux commencer la semaine en sachant déjà ce que l’on a à faire.

Pour éviter la procrastination, j’utilise la technique du calendrier inversé. Je commence par inscrire les choses que j’ai envie de faire comme mon programme culturel pour la semaine.

• Les répartir et s’ajuster au jour le jour

De même, chaque soir, je choisis les choses à faire le lendemain. Il faut prendre en considération que de nouvelles urgences peuvent apparaitre et que certaines tâches prendront plus de temps que prévu. Je veille donc à ne pas trop me surcharger.

J’essaie de me focaliser sur ce que j’ai réussi à effectuer plutôt que sur ce que je dois reporter au lendemain. J’adore surligner les tâches accomplies au jour le jour. Ca me donne un sentiment de maitrise et de fierté.

• Effectuer des sessions de 25 minutes espacées par 5 minutes de pause

Il s’agit de la technique Pomodoro. Elle est particulièrement utile quand on a du mal à se lancer. Pendant 25 minutes, on coupe toute distraction pour se concentrer uniquement sur une tâche précise. Ensuite, on fait une pause avant de recommencer ou bien de passer à la tâche suivante.

Vous n’êtes pas obligés de garder les 25 minutes. La concentration peut s’étendre jusqu’à 90 minutes. Néanmoins, lorsqu’on n’est pas motivé, se donner une petite période de temps est plus efficace.

N’hésitez pas à utiliser une application sur l’ordinateur ou sur votre téléphone afin de vous minuter correctement.

• Après quatre sessions, faire une pause de 15 minutes et en profiter pour bouger

Là encore, vous êtes libres de varier dans les durées. En revanche, il est très important de faire des pauses, notamment quand on travaille assis.

Rester longtemps assis pourrait être aussi dangereux pour la santé que le tabac. Même la pratique d’une activité physique régulière ne préviendrait pas ces effets néfastes. Il convient donc de se lever et si-possible de s’étirer. C’est bon pour le corps mais aussi pour la productivité.

• Adapter son système en effectuant des revues hebdomadaires

Un bon système d’organisation est un système qui vous convient. Pour cela, il faut l’adapter à votre quotidien et à vos tendances en évaluant régulièrement ce qui fonctionne ou non.

Revoir ce qu’on a accompli permet de progresser mais aussi, de confirmer que l’on n’a rien oublié. On gagne ainsi en assurance et en confiance.

• Se récompenser pour célébrer ses efforts

La motivation est l’élément moteur de nos efforts. C’est elle qui crée la force qui nous pousse à agir, un peu comme l’âne et la carotte. Pour cela, il faut penser à se récompenser.

Une récompense n’est pas forcément matérielle. Bien sûr, s’offrir un restaurant après une dure semaine de travail est une bonne idée. Néanmoins, les récompenses les plus inspirantes durablement viennent des émotions.

Faire du sport pour rentrer dans une nouvelle robe cet été, pourquoi pas. Cependant, une fois l’été passé, la motivation aura disparu. En revanche, faire du sport pour se sentir plus fort physiquement et mentalement aura plus de chances de perdurer.

• Relâcher la pression

Enfin, il est aussi important de se rappeler que 100% de productivité et d’efficacité est impossible. Le stress empêche de se concentrer et d’agir. Il faut retravailler son langage intérieur pour ne pas céder à la procrastination qui nous paralyse.

Après avoir effectué tous ces efforts, nous avons fait ce que nous pouvions et c’est déjà un grand pas en avant !
Pour aller plus loin, découvrez mon e-book ou mon livre S’organiser simplement dans lequel j’explique toutes les techniques d’organisation. Il est accompagné d’un workbook afin de vous aider pas à pas à mettre en place la méthode qui vous convient.

Vous pouvez également obtenir d’autres astuces pour mieux s’organiser sur le blog. Et si vous désirez connaitre mes recommandations, jetez un oeil à ma page de ressources !

Et vous, quelle est votre méthode d’organisation personnelle ? Quels exemples vous ont été utiles ?